Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady organizacji i prowadzenia mediacji przez [„Organizatora”] oraz prawa i obowiązki uczestników („Stron”).
Mediacja ma charakter dobrowolny, poufny, bezstronny i neutralny. Jej celem jest ułatwienie Stronom wypracowania porozumienia (ugody) w warunkach bezpiecznej, rzetelnej procedury.
Regulamin stosuje się do mediacji prowadzonych stacjonarnie oraz online (wideomediacja) przy użyciu narzędzi teleinformatycznych zapewnianych przez Organizatora.

Definicje

Mediacja – dobrowolne, poufne postępowanie z udziałem bezstronnego i neutralnego Mediatora.
Mediator – osoba uprawniona przez Organizatora do prowadzenia mediacji zgodnie z niniejszym Regulaminem i kodeksami etycznymi.
Strony – uczestnicy sporu kierowani do mediacji.
Ugoda – porozumienie Stron zakończone podpisaniem dokumentu; w razie potrzeby możliwe jest skierowanie do zatwierdzenia przez sąd.
Caucus – odrębna, poufna rozmowa Mediatora z jedną ze Stron.

Zasady podstawowe

Dobrowolność – udział w mediacji wymaga zgody każdej ze Stron; zgoda może zostać wycofana w każdym momencie bez podawania przyczyn.
Poufność – informacje ujawnione w mediacji są objęte tajemnicą mediacji i nie mogą być wykorzystywane ani ujawniane poza mediacją z wyjątkami wskazanymi w pkt 10.
Bezstronność – Mediator prowadzi postępowanie w sposób równo traktujący Strony, bez faworyzowania, uprzedzeń czy konfliktu interesów.
Neutralność – Mediator nie narzuca Stronom rozwiązań ani ocen, nie udziela pomocy prawnej; wspiera proces komunikacji i samodzielne wypracowanie rozwiązań przez Strony.

Zgłoszenie i przyjęcie sprawy

Zgłoszenie następuje przez formularz online / e‑mail / pismo tradycyjne; powinno zawierać podstawowe dane Stron, opis sprawy i oczekiwany rezultat.
Organizator weryfikuje przesłanki formalne (m.in. brak oczywistego konfliktu interesów po stronie Mediatora, właściwość tematyczna) i potwierdza przyjęcie lub odmawia wszczęcia mediacji z podaniem przyczyny.
W mediacjach sądowych stosuje się także właściwe przepisy Kodeksu postępowania cywilnego oraz zarządzenia sądu.

Koszty i płatności

Wynagrodzenie Mediatora oraz opłaty organizacyjne określa cennik Organizatora lub indywidualna oferta.
Co do zasady koszty Strony ponoszą po równo, chyba że umówią się inaczej; w mediacjach sądowych dopuszczalne są odmienne zasady wynikające z przepisów.
Płatności realizowane są przed sesją (przedpłata) lub zgodnie z harmonogramem uzgodnionym ze Stronami.

Granice poufności

Poufność nie obejmuje informacji: (a) powszechnie znanych, (b) uzyskanych niezależnie poza mediacją, (c) których ujawnienia wymagają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub prawomocne orzeczenia.
Mediator może przerwać mediację i/lub powiadomić właściwe organy, jeżeli poweźmie wiarygodną informację o bezpośrednim zagrożeniu życia, zdrowia lub popełnieniu poważnego przestępstwa.

Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego oraz ustaw ADR/ODR.
Regulamin może być aktualizowany; do spraw już rozpoczętych stosuje się wersję zaakceptowaną przez Strony, chyba że Strony zgodnie postanowią inaczej.

Wyznaczenie Mediatora i terminu

Mediator jest wyznaczany z listy współpracujących mediatorów z uwzględnieniem kategorii sprawy i dostępności.
Strony mogą wnieść sprzeciw wobec osoby Mediatora z uzasadnionych przyczyn; w razie uwzględnienia – wyznacza się innego Mediatora.

Dokumenty i e‑podpis

Projekty ugód sporządzane są w formie elektronicznej (PDF).
Dopuszcza się podpis zaufany/kwalifikowany/zaawansowany oraz podpisy rozproszone za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy.
Po podpisaniu ugody pliki wraz ze znacznikami czasu są archiwizowane przez okres [__] miesięcy, chyba że przepisy lub umowa stanowią inaczej.

Zakończenie mediacji

Mediacja kończy się: (a) zawarciem ugody, (b) oświadczeniem Strony o rezygnacji, (c) oświadczeniem Mediatora o bezcelowości dalszego prowadzenia, (d) upływem uzgodnionego terminu.
W przypadku ugody sądowej – Mediator może pomóc w przygotowaniu wniosku o zatwierdzenie ugody przez sąd.

Odpowiedzialność i wyłączenia

Mediator i Organizator nie ponoszą odpowiedzialności za wynik mediacji; odpowiedzialność ogranicza się do należytej staranności w prowadzeniu procedury.
Organizator nie świadczy usług doradztwa prawnego, podatkowego ani finansowego, chyba że Strony zawrą odrębne umowy z uprawnionymi doradcami.

Przebieg postępowania mediacyjnego

Mediacja rozpoczyna się od sesji wstępnej (organizacyjnej) – ustalenie zasad, zebranie informacji, ewentualne podpisanie umów o poufności.
Sesje mediacyjne mogą odbywać się wspólnie oraz w trybie caucus. Mediator decyduje o kolejności i formie spotkań, dbając o równość procesową.
Mediator może formułować pytania, podsumowania, reframe’y; nie przedstawia własnych propozycji rozstrzygnięcia, chyba że Strony zgodnie o to wnioskują i nie narusza to zasady neutralności.
Z mediacji sporządza się: (a) notatkę organizacyjną (bez treści merytorycznych) oraz (b) projekt ugody – o ile Strony osiągną porozumienie.

Ochrona danych i bezpieczeństwo

Administratorem danych osobowych Stron jest [Administrator – pełna nazwa i dane].
Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO w celu realizacji mediacji; szczegóły w Polityce prywatności.
Wideomediacja odbywa się z użyciem narzędzi spełniających aktualne wymogi bezpieczeństwa; nagrywanie dozwolone wyłącznie za zgodą wszystkich Stron i Mediatora.

Skargi i reklamacje

Skargi dotyczące sposobu prowadzenia mediacji składa się na adres e‑mail [____].
Skargę rozpatruje Koordynator Mediacji w terminie 14 dni roboczych; możliwe jest wyznaczenie innego Mediatora lub rekomendacja korekt procesu.